Vendre en copropriété : quels documents fournir et qui paie les travaux votés ?

Vendre un lot, c'est vendre bien plus qu'un appartement

Plus de la moitié des ventes réalisées en France concernent un lot de copropriété. Ce que l'acquéreur achète, ce n'est pas seulement l'appartement, la cave ou la place de parking : c'est aussi une quote-part des parties communes, exprimée en tantièmes, et l'application d'un règlement de copropriété qui fixe la destination de l'immeuble et la répartition des charges. L'acquéreur a le droit de connaître cet ensemble avant de s'engager, et la loi en fait une condition de la vente elle-même. Un dossier de copropriété incomplet ou mal préparé est l'une des premières causes de retard entre la signature du compromis et celle de l'acte définitif.

Les documents de copropriété à réunir avant de mettre en vente

La loi impose d'annexer à la promesse de vente une série de documents relatifs à la copropriété. Tant qu'ils ne sont pas remis dans leur intégralité, le délai de rétractation de l'acquéreur ne commence pas à courir : une vente peut ainsi rester juridiquement fragile pendant plusieurs semaines si le dossier est incomplet. Mieux vaut donc les réunir dès la mise en vente, et non une fois une offre acceptée.

• Le règlement de copropriété et l'état descriptif de division, avec leurs modificatifs : vous les trouvez en principe dans votre acte d'achat ; à défaut, le notaire qui a reçu cet acte peut en délivrer une copie.
• Les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales.
• La fiche synthétique de la copropriété, que le syndic doit remettre.
• Les montants des charges courantes et hors budget que vous avez payées sur les deux derniers exercices.
• L'état des sommes dues au syndicat des copropriétaires et des impayés de la copropriété envers ses fournisseurs.
• Le montant de la part de fonds de travaux attachée à votre lot.
• Le diagnostic technique global et le plan pluriannuel de travaux, lorsqu'ils existent.

Une partie de ces pièces, le règlement, l'état descriptif de division, les procès-verbaux, peut venir de vous si vous les avez conservés. Le reste dépend du syndic, qui a ses propres délais de traitement et facture généralement ces documents. Demander ces pièces tôt, avant même d'avoir un acquéreur, évite de bloquer la signature du compromis au moment où tout semble réglé.

Pré-état daté et état daté : deux documents, deux moments

Ces deux documents sont souvent confondus, alors qu'ils interviennent à des stades différents de la vente.

Le pré-état daté regroupe les informations financières annexées à la promesse de vente : charges courantes, sommes dues au syndicat, état des impayés, part de fonds de travaux. Il est demandé directement par le notaire au syndic ; ni vous ni l'agence ne pouvez vous en charger à sa place. C'est ce document qui permet au notaire de calculer précisément la répartition des charges entre vous et l'acquéreur au jour de l'acte.

L'état daté, lui, intervient plus tard, en vue de la signature de l'acte définitif. Il est lui aussi obligatoirement établi par le syndic, à la demande du notaire, et actualise les informations financières au plus près de la date de signature.

Ces deux documents ont un coût, facturé par le syndic et à votre charge en tant que vendeur. Il est préférable d'annoncer ce montant dès la mise en vente, en même temps que le coût du mesurage Carrez ou des diagnostics techniques : découvrir plusieurs centaines d'euros de frais en fin de parcours laisse souvent un sentiment de mauvaise surprise, même lorsque ces frais sont parfaitement légaux et habituels.

Charges et travaux votés : qui paie quoi ?

Le principe légal est simple : les appels de fonds sont dus par celui qui est copropriétaire au moment où ils deviennent exigibles. Concrètement, vous réglez les appels de fonds antérieurs à la vente, l'acquéreur ceux qui deviennent exigibles après, et la régularisation annuelle des charges se répartit au jour de l'acte. Ce principe n'est toutefois pas obligatoire : l'acte de vente peut prévoir une répartition différente, ce qui en fait un véritable point de négociation entre vous et l'acquéreur.

Le point qui bloque le plus souvent une vente concerne les travaux votés en assemblée générale. La règle à retenir : celui qui a voté les travaux les paie, même si l'appel de fonds correspondant tombe après la signature de l'acte. Si vous avez voté un ravalement de façade ou un changement d'ascenseur avant de vendre, cette dépense reste à votre charge, et le notaire effectue la régularisation nécessaire le jour de la vente.

Deux autres points méritent votre attention :

• La part du fonds de travaux attachée à votre lot reste acquise au syndicat des copropriétaires : vous ne la récupérez pas lors de la vente. Elle peut en revanche être intégrée à la négociation du prix avec l'acquéreur.
• Si vous devez des charges au syndicat au moment de la vente, le syndic peut faire opposition sur le prix de vente entre les mains du notaire. Les sommes dues sont alors prélevées avant que vous ne touchiez le solde du prix. C'est le notaire qui notifie cette possibilité au syndic ; si vous savez dès le départ que vous avez des charges en retard, anticipez une réduction du montant net que vous percevrez.

Ce qu'il faut repérer dans les procès-verbaux d'assemblée générale

Les trois derniers procès-verbaux d'assemblée générale contiennent des informations décisives pour la vente, qu'il vaut mieux identifier avant de recevoir une offre plutôt qu'au moment du compromis.

• Les travaux votés ou simplement reportés : un ravalement, une réfection de toiture ou un remplacement d'ascenseur voté est une dépense due ; un vote reporté signale une dépense probable lors d'une prochaine assemblée, information que l'acquéreur voudra connaître.
• Les procédures en cours : un contentieux avec un copropriétaire, un fournisseur ou une entreprise doit être porté à la connaissance de l'acquéreur.
• Le niveau des impayés de charges dans la copropriété : un taux élevé laisse présager des appels de fonds exceptionnels à venir, et une copropriété placée sous administration provisoire ou en plan de sauvegarde change sensiblement les conditions de la vente.
• Le montant réel des charges courantes, tel qu'il figure dans les documents comptables, plutôt qu'un chiffre approximatif que l'on croit se souvenir.

Il est également utile de vérifier si une assemblée générale est prévue entre la signature du compromis et celle de l'acte définitif : des travaux peuvent y être votés, et l'acquéreur a tout intérêt à en être informé, voire à s'y faire représenter par pouvoir.

Ce qu'il faut retenir

• Réunissez les documents de copropriété (règlement, procès-verbaux, charges, fonds de travaux) dès la mise en vente, pas au moment du compromis.
• Le pré-état daté accompagne la promesse de vente, l'état daté prépare l'acte définitif : les deux sont établis par le syndic, à la demande du notaire, et facturés à vous.
• Les travaux votés restent à la charge de celui qui les a votés, même si l'appel de fonds tombe après la vente ; le fonds de travaux attaché au lot n'est jamais remboursé au vendeur.
• Lisez attentivement les trois derniers procès-verbaux d'assemblée générale : travaux votés ou reportés, procédures en cours et niveau d'impayés y figurent et peuvent influencer la négociation.
• Si vous devez des charges, le syndic peut faire opposition sur le prix de vente auprès du notaire : mieux vaut en tenir compte dans vos estimations dès le départ.